ארגון ושיטות 

ארגון ושיטות הינה פונקציה ארגונית, אשר מקורה בחלוצים של הניהול המדעי: טיילור (Taylor) וגילברט (Gilbreth). כבר לפני הקמת ארגון ושיטות כפונקציה ייעודית בארגון, עבודתם של טיילור וגילברט השפיעה רבות על גישות שיפור תהליכי העבודה.

ארגון ושיטות, ידוע גם בכינויו או"ש הינו : בדיקה שיטתית של פעולות על מנת לייעל את השימוש במשאבי הארגון, כגון: חומרים, מכונות, מבנים, כוח-אדם ומשאבים נוספים בארגון.

כעיקרון ארגון ושיטות הינה פונקציה בעלת מומחיות אשר מטרתה העיקרית היא שיפור שיטת עבודה, התייעלות ארגונית, חיסכון במשאבים ושליטה ניהולית כוללת על תהליכים ופונקציות בארגון.

ארגון ושיטות כוללת טכניקות היוצרות את הבסיס להנדסה חוזרת (Reengineering) של תהליכים למטרת שיפור עסקי. במילים אחרות זו היכולת ההנדסית לשפץ ולשכלל מערכת קיימת, הן שיפורי תשתיות והן שיפורים פונקציונאליים, זאת במקום לבנות מערכות חדשות מבראשית.

היכן ניתן למצוא "ארגון ושיטות"?

בארגונים קטנים ובינוניים, ארגון ושיטות בדרך כלל ניתן כשרותי ייעוץ לניהול, היות ושימוש פנימי בפונקצית ארגון ושיטות יקרה יחסית ולמנהלים ברוב המקרים אין את הכישורים או את הזמן לספק את השירות. יועצי ומיישמי ארגון ושיטות, מגיעים בדרך כלל כצוות מיומן ומומחה אשר מבצע בזמן קצר יחסית פרויקט שיפור כך שגם ארגונים גדולים נהנים מייעוץ ניהולי חיצוני.

עד לאחרונה ניתן היה למצוא או"ש כמחלקות ייעודיות בארגונים מעבר לגודל מסוים. עם זאת, בשנים האחרונות חלה מגמה לפזר את תפקידי או"ש במחלקות כגון: שיפור ייעוץ עסקי, ניתוח עסקי, ניהול פרויקטים, שיפור תהליכים פנימיים או / עסקיים. גם ארגונים קטנים יותר פונקצית או"ש נבלעה לתוך פונקציות אחרות. יש ארגונים בהם התפרקה לגמרי הפונקציה או הוקטנה למינימום ולפי הצורך נרכש ייעוץ חיצוני ייעודי לפעילות כללית של שיפור או ייעודית כחלק מפרויקט.

איך מיישמים ארגון ושיטות?

ארגון ושיטות יכול להיות בסיס של כל פרויקט כמעט. בדרך כלל הצעדים הבסיסיים של אנשי ארגון ושיטות כוללים את השלבים הבאים:

•  בחירת תחום / תהליך אשר דורש תשומת לב (לעתים קרובות הבחירה כבר נעשתה על ידי הלקוח או פונקציות ניהול אסטרטגי).
•  סקירת תהליכים ??של המצב הקיים.
•  בחינה וניתוח המצב הקיים (איסוף מידע מספרי וסטטיסטי מנתונים קיימים או מדידה חדשה ושיטתית).
•  פיתוח פתרונות חלופיים למצב הקיים ובחינת הפוטנציאל לשיפור (יתרונות וחסרונות, עלות תועלת, השפעות שאינן מדידות וכדומה). שלב זה דורש חשיבה יצירתית, ידע או ניסיון מהעבר של היועץ מארגונים אחרים.
•  יישום הפתרון אשר נבחר. בדרך כלל מתבצע פיילוט על מחלקה קטנה, חקר התוצאה ויישום מבוקר בשאר הארגון.
•  כתיבה מחדש או שינוי נהלי הארגון בהתאם לפתרון המיושם.
•  שימור וניטור הפתרון מיושם - על מנת להבטיח את מה שכבר נועד להיות מיושם  וכדי להבטיח כי היתרונות באמת מושגות בפועל.

האמור לעיל הינו התמצית של פעילות ארגון ושיטות. אנשי ארגון ושיטות מיומנים בשיטות רבות לשיפור אסטרטגי או תפעולי. ההתחלה של טיילור וגילברט הייתה הבסיס מאז הומצאו שיטת עבודה רבות לשיפור בכל רחבי העולם. אנשי ארגון ושיטות לומדים את השיטות, צוברים ניסיון ביישום השיטות ולומדים מניסיונם שלהם ושל אחרים. התוצר המרכזי הוא חיסכון והתייעלות ארגונית.